said
11-04-2013, بتوقيت غرينيتش 08:12 AM
مقدمة :
إن الاختبار رائع الحقيقي لأي مدير هو ما يحققه من نتائج ولا يمكن تحقيق أي شيء بالمرة إلا ببذل الجهود التي تأتي بالنتائج وتطبيق هذا الاختبار رائع الحقيقي على أي مدير يستلزم بالضرورة وجود معيار يمكن بواسطته تقييم النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيح نمذجي مفصلية إذا استدعى الأمر وإذا كانت الوظائف الجوهرية الأخرى للإدارة أي التخطيط والتنظيم والتشكيل والتوجيه قد انحزت بطريقة تتميز بالكمال ، فلا شك أن الحاجة للرقابة تكون محدودة للغاية، ولكن مثل هذا الأداء من النادر جدا حدوثه ولذا فمن المعتاد إن نجد بعض الأخطاء وبعض الجهود الضائعة وما يترتب عنها من انحرافات عن بعض الأهداف المنشودة . فقد يتضح أن التخطيط غير كامل والتنظيم ينقصه المرونة والتشكيل الغير السليم والتوجيه تعوزه الفعالية ومثل هذه الأسباب تجعل وظيفة الرقابة ضرورة من الضروريات .
فما هي ماهية الرقابة ووسائلها واحتياجات النظام السليم للرقابة ؟
خطة البحث
المقدمة
المبحث الأول: مفهوم مراحل وأنواعها
المطلب الأول : مفهوم
المطلب الثاني : مراحل
المطلب الثالث : أهمية الرقابة
المبحث الثاني: مبادئ ومجالات وأساليب الرقابة
المطلب الأول : مبادئها
المطلب الثاني : مجالاتها
المطلب الثالث : أنواعها
الخلاصة
المبحث الأول : مفهوم ومراحل وأهمية الرقابة
المطلب الأول : مفهومها :
تعتبر الرقابة وظيفة من الوظائف الإدارية، وتعني قياس وتصحيح نمذجي مفصل أداء المسؤولين لغرض التأكيد من أهداف المشروع والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها ومن ثم فإنها الوظيفة التي تمكن المدير من التأكد من ما تم أو يتم مطابق لما يريد إتمامه، وهكذا فإن الرقابة هي وظيفة التأكيد من أن الأنشطة توفر لنا النتائج المرغوبة، وإن الرقابة تتعلق بوضع هدف وقياس أداءه واتخاذ الإجراء التصحيح نمذجي مفصلي، وتقوم كل نظم الرقابة بتجميع وتخزين وتمويل المعلومات عن الأرباح والمبيعات، أو أي عامل أخر كما تؤثر الرقابة على سلوك العاملين ويرى الإداريون اليوم أن وظيفة الرقابة الإدارية ذات جانبين يتعلق الأول بمتابعة وتقويم النتائج المنشقة عن الجهود المختلفة في المشروع وتصحيح نمذجي مفصل الانحرافات عند حدوثها أما الجانب الثاني فيتعلق بالرقابة على منجزات الأفراد أنفسهم من خلال وظيفة التوجيه والقيادة .
المطلب الثاني : مراحلها :
من خلال ما سبق يمكن القول أن عملية الرقابة تمر بثلاث مراحل أساسية وهي وضع المعيار أو الهدف :
- قياس الأداء الفعلي طبقا لهذا المعيار أو الهدف .
- التعرف على الانحرافات والاتخاذ الإجراء التصحيح نمذجي مفصلي
أولا : وضع المعيار أو الهدف :
لا تبدأ الرقابة إلا بوضع المعايير، وغالبا ما يتم التعبير عن هذه المعايير على شكل أرقام، كأن نحدد أو نوجه مدير الإنتاج لخفض النفقات ويمكن التعبير بشكل زمني عن معايير الأداء مثل ضرورة مضاعفة المبيعات خلال
كما توجد معايير أخرى يعبر عنها على ضوء الجودة، وهي غالبا ما يتم التعبير عنها على أساس معدلات لرقابة الجودة أو على أساس رتب المنتجات المباعة، أو على أساس الجودة المطلوبة أو التي يتم التنبؤ بها .
ثانيا : قياس الأداء الفعلي مقابل المعايير :
إن الملاحظة الشخصية هي أبسط الطرق وأكثرها شيوعا لقياس الأداء الفعلي مقابل معايير، فالموظف الجديد يوضع على أساس التجربة، ويعطي ترتبات أثناء العمل، وتتم ملاحظته أدائه بشكل شخصي عن طريق المشرف، ولكن الملاحظة الشخصية تصبح صحية عندما يزداد عدد الأفراد المطلوب رقابتهم، وأيضا عندما تزداد مهمات ومسؤوليات المراقب نفسه، كما أن العملية النفسية المعقدة للتصور تؤثر على استخدام الملاحظة الشخصية كأسلوب للقياس كما تؤثر العمليات النفسية الأخرى للتعليم والدافعية على الملاحظة كما أنها تستلزم المكتوبة والرسمية تجمع أكثر أهمية
ثالثا: التعرف على الانحرافات :
المرحلة المهمة الثالثة هي التعرف على الانحرافات واتخاذ الإجراء التصحيح نمذجي مفصلي، وهذا يتطلب بالمقابل تطبيق عدد من المفاهيم والأساليب، فعندما درسنا فيما سبق صنع القرار، رأينا أن من المهم جدا التعرف بدقة على المشكلة الرئيسية. إن الأداء غير المرضي يكون في العادة مجرد أمر عارض، ولذا فإن المدير سوف يكون تواقا لاكتشاف السبب الذي يجعل الأداء منخفضا عما هو
مخطط له وعلى سبيل المثال قد يتساءل المدير " هل تحتاج الخطط نفسها إلى عملية لمراجعة شاملة ؟ " أو " هل يجب القيام بعملية تدريب وتطوير؟ هل يرجع سبب الانحرافات إلى وجود موظفين غير أكفاء؟ الخ
المطلب الثالث : أهميتها :
عند التعرض لوظيفة التخطيط، رأينا أن عملية التخطيط وتكوين الخطط تعتمد أساسا على التنبؤ وعلى الرغم من أن التنبؤ أصبح علما له نظرياته ومبادئه، إلا أنه لا يمكن أن يصل إلى مستوى مطلق من الدقة، فلو أن الخطط السابق وضعها لا تحتاج إلى لمراجعة شاملة، ولو أن التنظيم الإداري تم تصميمه بطريقة مثالية تضمن التوزيع الملائم للسلطة والمسؤولية ولو أن المنظمة تسيطر تماما على جميع الظروف الداخلية والخارجية المؤثرة في نشاطها بما فيها تصرفات المنافسين ولو تحقق كل هذا فإن الرقابة تصبح عديمة الأهمية .
على الرغم من تعدد الأسباب التي تبرز أهمية الرقابة إلا أنه يمكن جمعها في ثلاثة أسباب رئيسية هي : البيئة – تعقد التنظيم – التراكم .
أولا : البيئة :
تعرضنا أكثر من مرة لموضوع البيئة والمتغيرات الخاصة بها، ورأينا أن البيئة المعاصرة للمنظمات شديدة التعقيد، وأن هذا الوضع يحتم على المنظمات ضرورة التجارب مع المتغيرات البيئية فمثلا شركة إنتيل نجد أنها كانت مضطرة إلى التجارب مع المتغير البيئي لأن اليابانيين كانوا سريعي الخطى في تقديم سلع منافسة تجمع بين الجودة المرتفعة والسعر المنخفض، إن الرقابة تمثل أحد القنوات الرئيسية لتوصيل المنظمة إلى حالة التجاوب السريع مع المتغيرات في البيئة .
ثانيا : تعقد التنظيم :
إن التنظيمات الإدارية المعاصرة تتميز بالتعقيد الشديد الذي يشمل كلا من النواحي الفنية والنواحي السلوكية، هذا التعقيد أصبح أكبر من طاقة أي مدير في متابعته عن السيطرة عليه وبالتالي فمن خلال الرقابة يستطيع المدير متابعة نشاطه المسؤول عنه على سبيل المثال فإن النظام الجيد للرقابة يمكن أن يمد المدير بمعلومات كافية عن مخزون المواد الأولية، ومخزون الأجزاء نصف المصنعة وبدون هذه المعلومات لا يستطيع المدير معرفة مستويات المخزون .
ثالثا : التراكم :
ويشير هذا الاصطلاح إلى حقيقة ثابتة هي أن الخطأ الصغير الذي لا يكشف اليوم يصبح خطرا كبيرا في اليوم التالي قياسا على هذه الحقيقة فإن الإدارة المنظمة التي لا تستطيع معرفة سبب الانحراف البسيط في تكلفة الإنتاج وتتغاضى عنه في المدى القصير لابد إن تفاجئ بعدئذ بأنها في موقف التخلف بالنسبة للمنافسين، إذن نظام الرقابة يمكن من اكتشاف الخطأ والقيام بالإجراء التصحيح نمذجي مفصلي .
المبحث الثاني : مبادئ ومجالات وأساليب الرقابة :
المطلب الأول : مبادئها :
يتمنى المديرون إن يكون لديهم نظام شامل ودقيق للرقابة لمساعدتهم في التأكد من أن الأحداث تتماشى مع الخطط الموضوعة إن مثل هذا النظام ممكن التحقيق، شرط أن تتوفر له مستلزمات ومبادئ لكي يصبح فاعلا فعلا ومن أبرز هذه المبادئ هي :
1- يجب إن تعكس الرقابة طبيعة النشاط واحتياجاته
2- يجب على النظام الرقابي أن يبلغ عن الانحرافات بسرعة
3- على النظام الرقابي أن يكون مفهوما
4- يجب إن يبن نظام الرقابة الأعمال التصحيح نمذجي مفصلية .
5- يجب تزويد المرؤوسين بتغذية عكسية عن الأداء .
6- لا يجب الاعتماد كلية على التقارير الرقابية .
7- ينبغي أن يتناسب حجم الرقابة مع العمل نفسه .
8- ينبغي أن يكون نظام الرقابة ينظر إلى الأمام .
المطلب الثاني : مجالاتها :
أولا: الرقابة على الموارد المادية :
إن الرقابة على الموارد المادية يشمل بعض النواحي مثل الرقابة على المخزون والتي تستهدف ألا تكون كمية المخزون أقل من اللازم أو أكثر من اللازم وتشمل أيضا الرقابة على الجودة لضمان تطابق السلع المنتجة لمستويات الجودة المحددة لها، وهناك أيضا رقابة فنية على الآلات، والتي تستهدف استخدام الآلة المناسبة بما يتفق مع نوع وحجم العمل المطلوب .
ثانيا : الرقابة على الموارد البشرية :
يتضمن بعض الأنشطة مثل اختيار العاملين ووضعهم في الأعمال الملائمة لهم وتدريبهم، ووضع معايير تقييم الأداء .
ثالثا : الرقابة على الموارد الإعلامية:
إن المعلومة الدقيقة في الوقت المناسب تعتبر أصلا من أصول المنظمة بناءا عليه فإن الرقابة على المعلومات الغرض منها التأكد من أن التنبؤات قد تم إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وان المعلومات التي يحتاجها المديرون في نشاط اتخاذ القرارات تصلهم في الوقت المناسب والكمية المناسبة وبمستوى من الدقة يمكن الاعتماد عليه .
رابعا : الرقابة على الموارد المالية :
وأخيرا فإن الرقابة على الموارد المالية تعتبر أهم أشكال الرقابة على الإطلاق هذه الرقابة ينظر إليها من زاويتين، الأولى هي الرقابة على الموارد المالية نفسها من حيث تدبير القدر الكافي
من الأموال اللازمة للإنفاق على النشاط في المنظمة، أما الزاوية الثانية في أن جميع الموارد الأخرى للمنظمة –مادية وبشرية وإعلامية ، تحتاج إلى موارد مالية، فالمخزون الزائد يكلف المنظمة أموالا ونفس الشيء بالنسبة للاختيار غير السليم للعاملين .
المطلب الثالث : أنواع الرقابة :
إن وظيفة الوقاية تعتبر من الوظائف الإدارية التي تتصف بساط 2014ة مكوناتها إلا أنها في بنفس الوقت تتطلب البراعة والدقة في التطبيق. وقد بينا فيما سبق أن عملية الرقابة تتم في 03 مراحل أساسية وأيضا عملية الوقاية تتأثر بالعوامل الإنسانية والبيئية ويجب أن تتفق الوسائل الرقابية المستخدمة مع تلك العوامل من أجل تحيق الهدف المنشود ولهذا يمكن تقسيم الرقابة إلى نوعين هما الرقابة المباشرة وغير المباشرة .
الرقابة المباشرة : يتم هذا النوع عن طريق الملاحظة الشخصية التي تلعب دور مهم ومستمر في لمراجعة شاملة النتائج الفعلية إذ يقوم المدير بنفسه بمراقبة أعمال مرؤوسيه والتحدث إليهم بغرض التعرف على المعلومات الضرورية وعلى الانعكاسات التي يبديها هؤلاء الأشخاص تجاه العمل وظروفه ونظام الأجور وغيرها من الأمور التي تجري نقلها في التقارير المكتوبة وكمثال نأخذ مدير الإنتاج فنجد أنه يوميا يقوم بجولات لملاحظة سلوك مرؤوسيه والتعرف على سير عملهم داخل المشروع، إضافة إلى هذا فإن الرقابة المباشرة تخلق تقوية العلاقات الإنسانية بين المدير وعماله إلا أن لهذه الرقابة محذورا يستحق الذكر وهي أن الرقابة الشخصية تحتاج إلى وقت طويل يقضيه المدير بين عماله، وقد تلائم الملاحظة الشخصية بعض المسؤولين في المستويات الإدارية الدنيا والوسطى، إلا أن ذلك لا يتلاءم المسؤولين في المستويات العليا لما تتطلب من وقت قد لا يستطيع المدير الاستغناء عنه .
الرقابة غير المباشرة: لأسباب عديدة يتعذر المدير القيام بملاحظات شخصية لسير أعمال المشروع (أو القسم تحت إمرته) فقد نجده مشغولا في وضع البرامج المختلفة أو في الاستشارات لرؤسائه مما يجعل قيامه بملاحظة شخصية أمرا عسيرا ومن ناحية أخرى فقد تكون طبيعة عمليات القسم لا تتطلب الملاحظة الشخصية لهذا يلجأ المدير إلى الرقابة غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية التي سبق ذكرها وتهدف هذه التقارير إلى كشف الأخطاء في سير العمل إلا إنها تزداد فعاليتها إذا قدمت بسرعة ودقة حيث أن السرعة تعتبر من أهم خصائص التقارير الوقائية إلا أنه من الصعب في كثير من الأحيان أن يكون التقرير دقيقا وسريعا في نفس الوقت، ومن الجدير بالذكر إن الدقة لا تعني شحن التقرير بالبيانات والجداول بل تعني احتواءه على العناصر الأساسية للرقابة الصحيحة كالمقاييس المحدودة ومقارنتها بالإنجاز الفعلي مع الإشارة إلى انحرافات تطرق تمويلها
خلاصة :
وفي الأخير نستنتج إن وظيفة من وظائف الإدارة تقيس وتصحح أداء المرؤوسين لغرض التأكد بأن أهداف المنشأة والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها، إذا فهي الوضعية تمكن كل مدير من رئيس مجلس الإدارة إلى رئيس العمال من التأكد .
أو يتم مطابق لما يريد إتمامه أو كما يقول هنري فايول " تنطوي الرقابة على التحقق عما إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المحددة وان غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف والأخطاء بقصد معالجتها ومنع تكرار حدوثها وهي تطبق على كل شيء ، الأشياء ، والناس ، والأفعال.
https://fbcdn-sphotos-d-a.akamaihd.net/hphotos-ak-ash4/482113_236967293114455_1193518507_n.png (http://www.dzbatna.com)
©المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى (http://www.dzbatna.com)©
إن الاختبار رائع الحقيقي لأي مدير هو ما يحققه من نتائج ولا يمكن تحقيق أي شيء بالمرة إلا ببذل الجهود التي تأتي بالنتائج وتطبيق هذا الاختبار رائع الحقيقي على أي مدير يستلزم بالضرورة وجود معيار يمكن بواسطته تقييم النتائج واتخاذ الإجراءات التصحيح نمذجي مفصلية إذا استدعى الأمر وإذا كانت الوظائف الجوهرية الأخرى للإدارة أي التخطيط والتنظيم والتشكيل والتوجيه قد انحزت بطريقة تتميز بالكمال ، فلا شك أن الحاجة للرقابة تكون محدودة للغاية، ولكن مثل هذا الأداء من النادر جدا حدوثه ولذا فمن المعتاد إن نجد بعض الأخطاء وبعض الجهود الضائعة وما يترتب عنها من انحرافات عن بعض الأهداف المنشودة . فقد يتضح أن التخطيط غير كامل والتنظيم ينقصه المرونة والتشكيل الغير السليم والتوجيه تعوزه الفعالية ومثل هذه الأسباب تجعل وظيفة الرقابة ضرورة من الضروريات .
فما هي ماهية الرقابة ووسائلها واحتياجات النظام السليم للرقابة ؟
خطة البحث
المقدمة
المبحث الأول: مفهوم مراحل وأنواعها
المطلب الأول : مفهوم
المطلب الثاني : مراحل
المطلب الثالث : أهمية الرقابة
المبحث الثاني: مبادئ ومجالات وأساليب الرقابة
المطلب الأول : مبادئها
المطلب الثاني : مجالاتها
المطلب الثالث : أنواعها
الخلاصة
المبحث الأول : مفهوم ومراحل وأهمية الرقابة
المطلب الأول : مفهومها :
تعتبر الرقابة وظيفة من الوظائف الإدارية، وتعني قياس وتصحيح نمذجي مفصل أداء المسؤولين لغرض التأكيد من أهداف المشروع والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها ومن ثم فإنها الوظيفة التي تمكن المدير من التأكد من ما تم أو يتم مطابق لما يريد إتمامه، وهكذا فإن الرقابة هي وظيفة التأكيد من أن الأنشطة توفر لنا النتائج المرغوبة، وإن الرقابة تتعلق بوضع هدف وقياس أداءه واتخاذ الإجراء التصحيح نمذجي مفصلي، وتقوم كل نظم الرقابة بتجميع وتخزين وتمويل المعلومات عن الأرباح والمبيعات، أو أي عامل أخر كما تؤثر الرقابة على سلوك العاملين ويرى الإداريون اليوم أن وظيفة الرقابة الإدارية ذات جانبين يتعلق الأول بمتابعة وتقويم النتائج المنشقة عن الجهود المختلفة في المشروع وتصحيح نمذجي مفصل الانحرافات عند حدوثها أما الجانب الثاني فيتعلق بالرقابة على منجزات الأفراد أنفسهم من خلال وظيفة التوجيه والقيادة .
المطلب الثاني : مراحلها :
من خلال ما سبق يمكن القول أن عملية الرقابة تمر بثلاث مراحل أساسية وهي وضع المعيار أو الهدف :
- قياس الأداء الفعلي طبقا لهذا المعيار أو الهدف .
- التعرف على الانحرافات والاتخاذ الإجراء التصحيح نمذجي مفصلي
أولا : وضع المعيار أو الهدف :
لا تبدأ الرقابة إلا بوضع المعايير، وغالبا ما يتم التعبير عن هذه المعايير على شكل أرقام، كأن نحدد أو نوجه مدير الإنتاج لخفض النفقات ويمكن التعبير بشكل زمني عن معايير الأداء مثل ضرورة مضاعفة المبيعات خلال
كما توجد معايير أخرى يعبر عنها على ضوء الجودة، وهي غالبا ما يتم التعبير عنها على أساس معدلات لرقابة الجودة أو على أساس رتب المنتجات المباعة، أو على أساس الجودة المطلوبة أو التي يتم التنبؤ بها .
ثانيا : قياس الأداء الفعلي مقابل المعايير :
إن الملاحظة الشخصية هي أبسط الطرق وأكثرها شيوعا لقياس الأداء الفعلي مقابل معايير، فالموظف الجديد يوضع على أساس التجربة، ويعطي ترتبات أثناء العمل، وتتم ملاحظته أدائه بشكل شخصي عن طريق المشرف، ولكن الملاحظة الشخصية تصبح صحية عندما يزداد عدد الأفراد المطلوب رقابتهم، وأيضا عندما تزداد مهمات ومسؤوليات المراقب نفسه، كما أن العملية النفسية المعقدة للتصور تؤثر على استخدام الملاحظة الشخصية كأسلوب للقياس كما تؤثر العمليات النفسية الأخرى للتعليم والدافعية على الملاحظة كما أنها تستلزم المكتوبة والرسمية تجمع أكثر أهمية
ثالثا: التعرف على الانحرافات :
المرحلة المهمة الثالثة هي التعرف على الانحرافات واتخاذ الإجراء التصحيح نمذجي مفصلي، وهذا يتطلب بالمقابل تطبيق عدد من المفاهيم والأساليب، فعندما درسنا فيما سبق صنع القرار، رأينا أن من المهم جدا التعرف بدقة على المشكلة الرئيسية. إن الأداء غير المرضي يكون في العادة مجرد أمر عارض، ولذا فإن المدير سوف يكون تواقا لاكتشاف السبب الذي يجعل الأداء منخفضا عما هو
مخطط له وعلى سبيل المثال قد يتساءل المدير " هل تحتاج الخطط نفسها إلى عملية لمراجعة شاملة ؟ " أو " هل يجب القيام بعملية تدريب وتطوير؟ هل يرجع سبب الانحرافات إلى وجود موظفين غير أكفاء؟ الخ
المطلب الثالث : أهميتها :
عند التعرض لوظيفة التخطيط، رأينا أن عملية التخطيط وتكوين الخطط تعتمد أساسا على التنبؤ وعلى الرغم من أن التنبؤ أصبح علما له نظرياته ومبادئه، إلا أنه لا يمكن أن يصل إلى مستوى مطلق من الدقة، فلو أن الخطط السابق وضعها لا تحتاج إلى لمراجعة شاملة، ولو أن التنظيم الإداري تم تصميمه بطريقة مثالية تضمن التوزيع الملائم للسلطة والمسؤولية ولو أن المنظمة تسيطر تماما على جميع الظروف الداخلية والخارجية المؤثرة في نشاطها بما فيها تصرفات المنافسين ولو تحقق كل هذا فإن الرقابة تصبح عديمة الأهمية .
على الرغم من تعدد الأسباب التي تبرز أهمية الرقابة إلا أنه يمكن جمعها في ثلاثة أسباب رئيسية هي : البيئة – تعقد التنظيم – التراكم .
أولا : البيئة :
تعرضنا أكثر من مرة لموضوع البيئة والمتغيرات الخاصة بها، ورأينا أن البيئة المعاصرة للمنظمات شديدة التعقيد، وأن هذا الوضع يحتم على المنظمات ضرورة التجارب مع المتغيرات البيئية فمثلا شركة إنتيل نجد أنها كانت مضطرة إلى التجارب مع المتغير البيئي لأن اليابانيين كانوا سريعي الخطى في تقديم سلع منافسة تجمع بين الجودة المرتفعة والسعر المنخفض، إن الرقابة تمثل أحد القنوات الرئيسية لتوصيل المنظمة إلى حالة التجاوب السريع مع المتغيرات في البيئة .
ثانيا : تعقد التنظيم :
إن التنظيمات الإدارية المعاصرة تتميز بالتعقيد الشديد الذي يشمل كلا من النواحي الفنية والنواحي السلوكية، هذا التعقيد أصبح أكبر من طاقة أي مدير في متابعته عن السيطرة عليه وبالتالي فمن خلال الرقابة يستطيع المدير متابعة نشاطه المسؤول عنه على سبيل المثال فإن النظام الجيد للرقابة يمكن أن يمد المدير بمعلومات كافية عن مخزون المواد الأولية، ومخزون الأجزاء نصف المصنعة وبدون هذه المعلومات لا يستطيع المدير معرفة مستويات المخزون .
ثالثا : التراكم :
ويشير هذا الاصطلاح إلى حقيقة ثابتة هي أن الخطأ الصغير الذي لا يكشف اليوم يصبح خطرا كبيرا في اليوم التالي قياسا على هذه الحقيقة فإن الإدارة المنظمة التي لا تستطيع معرفة سبب الانحراف البسيط في تكلفة الإنتاج وتتغاضى عنه في المدى القصير لابد إن تفاجئ بعدئذ بأنها في موقف التخلف بالنسبة للمنافسين، إذن نظام الرقابة يمكن من اكتشاف الخطأ والقيام بالإجراء التصحيح نمذجي مفصلي .
المبحث الثاني : مبادئ ومجالات وأساليب الرقابة :
المطلب الأول : مبادئها :
يتمنى المديرون إن يكون لديهم نظام شامل ودقيق للرقابة لمساعدتهم في التأكد من أن الأحداث تتماشى مع الخطط الموضوعة إن مثل هذا النظام ممكن التحقيق، شرط أن تتوفر له مستلزمات ومبادئ لكي يصبح فاعلا فعلا ومن أبرز هذه المبادئ هي :
1- يجب إن تعكس الرقابة طبيعة النشاط واحتياجاته
2- يجب على النظام الرقابي أن يبلغ عن الانحرافات بسرعة
3- على النظام الرقابي أن يكون مفهوما
4- يجب إن يبن نظام الرقابة الأعمال التصحيح نمذجي مفصلية .
5- يجب تزويد المرؤوسين بتغذية عكسية عن الأداء .
6- لا يجب الاعتماد كلية على التقارير الرقابية .
7- ينبغي أن يتناسب حجم الرقابة مع العمل نفسه .
8- ينبغي أن يكون نظام الرقابة ينظر إلى الأمام .
المطلب الثاني : مجالاتها :
أولا: الرقابة على الموارد المادية :
إن الرقابة على الموارد المادية يشمل بعض النواحي مثل الرقابة على المخزون والتي تستهدف ألا تكون كمية المخزون أقل من اللازم أو أكثر من اللازم وتشمل أيضا الرقابة على الجودة لضمان تطابق السلع المنتجة لمستويات الجودة المحددة لها، وهناك أيضا رقابة فنية على الآلات، والتي تستهدف استخدام الآلة المناسبة بما يتفق مع نوع وحجم العمل المطلوب .
ثانيا : الرقابة على الموارد البشرية :
يتضمن بعض الأنشطة مثل اختيار العاملين ووضعهم في الأعمال الملائمة لهم وتدريبهم، ووضع معايير تقييم الأداء .
ثالثا : الرقابة على الموارد الإعلامية:
إن المعلومة الدقيقة في الوقت المناسب تعتبر أصلا من أصول المنظمة بناءا عليه فإن الرقابة على المعلومات الغرض منها التأكد من أن التنبؤات قد تم إعدادها بدقة وفي الوقت المناسب وان المعلومات التي يحتاجها المديرون في نشاط اتخاذ القرارات تصلهم في الوقت المناسب والكمية المناسبة وبمستوى من الدقة يمكن الاعتماد عليه .
رابعا : الرقابة على الموارد المالية :
وأخيرا فإن الرقابة على الموارد المالية تعتبر أهم أشكال الرقابة على الإطلاق هذه الرقابة ينظر إليها من زاويتين، الأولى هي الرقابة على الموارد المالية نفسها من حيث تدبير القدر الكافي
من الأموال اللازمة للإنفاق على النشاط في المنظمة، أما الزاوية الثانية في أن جميع الموارد الأخرى للمنظمة –مادية وبشرية وإعلامية ، تحتاج إلى موارد مالية، فالمخزون الزائد يكلف المنظمة أموالا ونفس الشيء بالنسبة للاختيار غير السليم للعاملين .
المطلب الثالث : أنواع الرقابة :
إن وظيفة الوقاية تعتبر من الوظائف الإدارية التي تتصف بساط 2014ة مكوناتها إلا أنها في بنفس الوقت تتطلب البراعة والدقة في التطبيق. وقد بينا فيما سبق أن عملية الرقابة تتم في 03 مراحل أساسية وأيضا عملية الوقاية تتأثر بالعوامل الإنسانية والبيئية ويجب أن تتفق الوسائل الرقابية المستخدمة مع تلك العوامل من أجل تحيق الهدف المنشود ولهذا يمكن تقسيم الرقابة إلى نوعين هما الرقابة المباشرة وغير المباشرة .
الرقابة المباشرة : يتم هذا النوع عن طريق الملاحظة الشخصية التي تلعب دور مهم ومستمر في لمراجعة شاملة النتائج الفعلية إذ يقوم المدير بنفسه بمراقبة أعمال مرؤوسيه والتحدث إليهم بغرض التعرف على المعلومات الضرورية وعلى الانعكاسات التي يبديها هؤلاء الأشخاص تجاه العمل وظروفه ونظام الأجور وغيرها من الأمور التي تجري نقلها في التقارير المكتوبة وكمثال نأخذ مدير الإنتاج فنجد أنه يوميا يقوم بجولات لملاحظة سلوك مرؤوسيه والتعرف على سير عملهم داخل المشروع، إضافة إلى هذا فإن الرقابة المباشرة تخلق تقوية العلاقات الإنسانية بين المدير وعماله إلا أن لهذه الرقابة محذورا يستحق الذكر وهي أن الرقابة الشخصية تحتاج إلى وقت طويل يقضيه المدير بين عماله، وقد تلائم الملاحظة الشخصية بعض المسؤولين في المستويات الإدارية الدنيا والوسطى، إلا أن ذلك لا يتلاءم المسؤولين في المستويات العليا لما تتطلب من وقت قد لا يستطيع المدير الاستغناء عنه .
الرقابة غير المباشرة: لأسباب عديدة يتعذر المدير القيام بملاحظات شخصية لسير أعمال المشروع (أو القسم تحت إمرته) فقد نجده مشغولا في وضع البرامج المختلفة أو في الاستشارات لرؤسائه مما يجعل قيامه بملاحظة شخصية أمرا عسيرا ومن ناحية أخرى فقد تكون طبيعة عمليات القسم لا تتطلب الملاحظة الشخصية لهذا يلجأ المدير إلى الرقابة غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية التي سبق ذكرها وتهدف هذه التقارير إلى كشف الأخطاء في سير العمل إلا إنها تزداد فعاليتها إذا قدمت بسرعة ودقة حيث أن السرعة تعتبر من أهم خصائص التقارير الوقائية إلا أنه من الصعب في كثير من الأحيان أن يكون التقرير دقيقا وسريعا في نفس الوقت، ومن الجدير بالذكر إن الدقة لا تعني شحن التقرير بالبيانات والجداول بل تعني احتواءه على العناصر الأساسية للرقابة الصحيحة كالمقاييس المحدودة ومقارنتها بالإنجاز الفعلي مع الإشارة إلى انحرافات تطرق تمويلها
خلاصة :
وفي الأخير نستنتج إن وظيفة من وظائف الإدارة تقيس وتصحح أداء المرؤوسين لغرض التأكد بأن أهداف المنشأة والخطط الموضوعة لبلوغها قد تم تحقيقها، إذا فهي الوضعية تمكن كل مدير من رئيس مجلس الإدارة إلى رئيس العمال من التأكد .
أو يتم مطابق لما يريد إتمامه أو كما يقول هنري فايول " تنطوي الرقابة على التحقق عما إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة والتعليمات الصادرة والمبادئ المحددة وان غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف والأخطاء بقصد معالجتها ومنع تكرار حدوثها وهي تطبق على كل شيء ، الأشياء ، والناس ، والأفعال.
https://fbcdn-sphotos-d-a.akamaihd.net/hphotos-ak-ash4/482113_236967293114455_1193518507_n.png (http://www.dzbatna.com)
©المشاركات المنشورة تعبر عن وجهة نظر صاحبها فقط، ولا تُعبّر بأي شكل من الأشكال عن وجهة نظر إدارة المنتدى (http://www.dzbatna.com)©
